Charte de protection de données personnelles des clients Odalys : Odalys Campus

Chers clients,

Le Règlement Général sur la Protection des Données, ou RGPD, s’applique dans l’Union européenne à partir du 25 mai 2018.

La mise en œuvre de ce règlement est l’occasion pour le Groupe Odalys de confirmer, au travers de la présente charte, qui s’incorpore à ses conditions générales de vente, les principes qui guident l’utilisation qu’elle fait de vos données personnelles.

Cette charte pourra être mise à jour régulièrement, notamment pour tenir compte d’une éventuelle évolution de la règlementation ou pour intégrer de nouveaux modes d’organisation au sein du Groupe Odalys.

Définition des données personnelles

Une donnée personnelle est une information dans un format permettant d’identifier, directement (nom, prénom) ou indirectement (identifiant, numéro de téléphone, donnée biométrique, …), une personne physique.

Exemples : nom, photographie, adresse IP, numéro de téléphone, identifiant de connexion informatique (login/mot de passe espaces clients), adresse postale, mail.

Traitement des données personnelles

Le traitement de données personnelles peut consister à collecter, enregistrer, organiser, conserver, adapter, modifier, extraire, consulter, utiliser ou communiquer les données personnelles, telles que définies ci-dessus.

Champ d’application de la charte

La présente Charte s’applique à tous les traitements de données personnelles mis en œuvre par l’ensemble des sociétés du Groupe Odalys (la société Holding Tourisme et l’ensemble de ses filiales) dans nos installations (résidences de tourisme, résidences d’affaires, résidences étudiantes, campings,…), sur nos sites internet de réservation et, de manière générale, dans les relations qu’entretient le Groupe Odalys avec l’ensemble de ses clients.

Les données personnelles collectées par Odalys

Il peut s’agir :

De vos coordonnées et de votre état civil (nom, prénom, date de naissance, nationalité, adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, plaque d’immatriculation de voiture).
Du nom des personnes qui vous accompagnent.
S’agissant des mineurs, nous ne collectons, via une personne majeure, que leurs nom, prénom, nationalité et date de naissance.
D’informations sur vos moyens de paiement (numéro de carte bancaire).
De vos dates de vacances.
De vos préférences lors du séjour (ex : orientation de l’appartement, type de lit) et d’activités annexes (ex : réservation de location de matériel de ski ou de remontées mécaniques).
De certaines restrictions qui doivent être prises en compte dans le cadre de votre séjour (ex : personnes à mobilité réduite).
De votre adresse IP, du navigateur que vous utilisez et de vos paramètres de langue.
De la manière dont vous naviguez sur notre site internet (pages visitées, clics).
Certains de nos établissements sont placés sous vidéosurveillance pour la sécurité des personnes et des biens. Ainsi, vous êtes susceptible d’être filmé.

À quelle occasion les données personnelles sont-elles collectées ?

Les données personnelles sont collectées :

Lors de la réservation d’un séjour, que cette réservation soit directe ou qu’elle intervienne par l’intermédiaire d’un tiers (tours opérateurs, comités d’entreprises, agences de voyages,…), qu’elle s’effectue physiquement, par courrier, en ligne ou au téléphone et qu’elle concerne un site géré directement par Odalys ou un site géré par un prestataire hébergeur.
Lors de la consommation de prestations annexes dans nos installations (excursions, restauration, bar).
Lors de réclamations ou de litiges.
Lors de la participation à des enquêtes de satisfaction.
Lors de la participation à des jeux-concours.
Lors de l’abonnement à des newsletters.
Lors de la connexion à nos sites internet (adresse IP, cookies).
Lors de la consultation de nos pages sur les réseaux sociaux.
Lors du transfert à certains prestataires d’informations vous concernant (par exemple les banques pour les règlements, les routeurs pour l’envoi des catalogues ou les prestataires marketing).
Lors de la captation d’images par vidéosurveillance.

Dans quel but collectons-nous les données personnelles ?

Mieux vous connaître.
Communiquer avec vous.
Gérer notre relation (réservations de séjours, demandes particulières, séjour, après-séjour).
Assurer la promotion de nos marques.
Vous offrir à tout moment un service clients de qualité qui vous permette de profiter des offres personnalisées les plus adaptées à vos attentes, telles qu’elles ressortent de vos souhaits, habitudes de consommations et commentaires.
Effectuer dans ce cadre et avec cet objectif des analyses et des études visant à qualifier/enrichir la base de données clients par une meilleure connaissance de vos centres d’intérêt.
Recouper, analyser et combiner les données.
Établir des statistiques.
Gérer d’éventuelles réclamations.
Sécuriser les paiements que vous effectuez.
Assurer le suivi comptable de vos consommations de prestations annexes (restauration, bar, excursions, location de matériel de ski, achat de forfaits de remontées mécaniques,…).
Sécuriser et améliorer l’utilisation et la navigation sur les sites du Groupe Odalys.
Respecter l’environnement légal et réglementaire dans lequel évolue le Groupe Odalys (réponse à une demande des autorités, traitement de litiges, suivi du respect de la conformité à la réglementation applicable)
Prévenir la fraude.
Organiser des jeux-concours.

Les 10 engagements d’Odalys en matière de protection des données

1. Ne collecter aucune information qui ne soit pas strictement nécessaire à l’exercice de nos activités, à la satisfaction de nos clients et à l’amélioration de nos produits et services.
2. Ne collecter aucune information dite « sensible » relative aux origines prétendument raciales ou ethniques ; aux opinions politiques, philosophiques, religieuses ; à l’appartenance syndicale ; à l’orientation sexuelle ; à la santé ; aux données génétiques ou biométriques ; aux infractions ou condamnations pénales.
3. Limiter autant que possible le nombre d’intervenants au sein du Groupe Odalys ayant accès à vos données personnelles en prévoyant des habilitations spécifiques dans les services concernées (service commercial, exploitants d’installations, comptabilité, service informatique, service marketing, service juridique). Engager en interne des actions de sensibilisation à grande échelle sur la protection de votre vie privée.
4. Ne conserver vos données que pour une durée compatible avec les finalités du traitement ou avec nos obligations légales : 13 mois pour les cookies (à compter de la dernière connexion), 5 ans pour les autres données personnelles (à compter de la dernière transaction), 1 mois pour les images de vidéosurveillance.
5. Ne transférer aucune de vos données à l’extérieur de l’Union européenne.
6. Vous garantir à tout moment l’exercice des droits que vous détenez sur vos données personnelles :
  - Droit d’accès.
  - Droit d’opposition.
  - Droit de rectification.
  - Droit à l’effacement.
  - Droit à la limitation.
  - Droit à la portabilité.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse mail

dpo@odalys-vacances.com

Dans ce cadre, il vous sera demandé de justifier de votre identité pour pouvoir exercer vos droits.

Le délai de réponse à un dossier complet est fixé à 2 mois.

1. Confidentialité et sécurité

Mettre tout en œuvre, à tout moment, sur le plan informatique, physique et organisationnel, pour protéger vos données personnelles contre toute utilisation qui n’aurait pas été autorisée, par suite d’intrusion, accidentelle ou volontaire, dans nos systèmes d’information, notamment nos systèmes de paiement.

À titre d’exemple : mise en place de pares-feux informatiques, utilisation de la technologie Secure Socket Layer sur les règlements par carte de crédit, mise en place de mots de passe sur l’ensemble des ordinateurs ayant accès aux données personnelles.

1. Transferts

Nous assurer que les prestataires (commercialisateurs, hébergeurs, prestataires marketing,…) auxquels nous transmettons vos données personnelles respectent très strictement les dispositions du RGPD.

1. Consentement

Recueillir votre consentement clair et non ambigu sur l’utilisation de vos données.

Vous offrir à tout moment la possibilité de refuser de recevoir des messages de notre part (lien de désabonnement).

1. Désignation d’un DPO (Data Protection Officer) – Responsabilité des fichiers

Le Groupe Odalys a désigné un DPO (Délégué à la Protection des Données).

La société Odalys Résidences est la responsable des fichiers.

Les coordonnées du DPO sont :

dpo@odalys-vacances.com

Délégué à la protection des données Groupe Odalys
655, rue René Descartes,
Parc de la Duranne – BP 412
13591 AIX EN PROVENCE Cedex